FRANCE AUXILIUM intervient ponctuellement dans le cadre de la gestion de vos formalités postérieures en adéquation avec les us et coutumes de votre étude lors :

mais aussi lors de situations plus compliquées comme :

Dans ces derniers cas, notre Société peut proposer comme alternative après absorption des urgences et des retards de votre service formalité, une formation en interne d’un collaborateur si aucun recrutement n’a pu être opéré par l’étude.

Afin de se conformer aux prescriptions du règlement général sur la Protection des données avant toute intervention nous définissons ensemble une procédure d’accès aux données dont notre Société fait usage lors du traitement de vos formalités postérieures, traitant par exemple de la protection à l’accès du poste et aux applications.

Si pour les besoins de notre activité, notre Société doit recourir à la prise en mains d’un poste distant, la connexion au réseau de votre office est effectuée avec une connexion sécurisée .

 

Création d’un service de formalités postérieures

• Restructuration du circuit des actes  
• Mise en place physique du bureau des formalité postérieures
• Mise en place de procédures en adéquation avec les usages de l’étude et de la profession
• Lancement des formalités avec accompagnement le cas échéant du formaliste via une formation si nécessaire
• Nota bene : Sont concernés les études qui confiaient à leurs collaborateurs le soin de formaliser les actes.

Sous-traitance d’un service formalités postérieures en cas de d’arrêt maladie à durée indéterminée et autres causes complexes

• Etat des lieux du service
• Absorption des urgences et des retards
• Mise à jour du service dans l’attente du retour du formaliste-collaborateur
• Dans le cas où le formaliste titulaire du poste ne revient pas et si aucun recrutement n’a pu être opéré par l’étude pour des raisons conjoncturelles ou légales, une formation en interne est donc proposée

Restructuration d’un service formalités postérieures

• Analyse du circuit des actes
• Etat des lieux du service
• Proposition de solutions nécessitant le moins de changement possible dans les habitudes des collaborateurs dans la gestion des formalités notariales
• Formation en interne si nécessaire (exemple : l’obligation de téléacter a nécessité un changement d’habitude dans la rédaction et dans la formalisation des actes)

Aide à la création d’office

• Conseil
• Accompagnement
• Mise en place d’un service formalités postérieures dès lors que l’activité de l’étude le permet

Surcharge d’activité, de congés payés ou de maladie de courte durée

• Analyse du circuit des actes dans l’étude
• Etat des lieux du service formalités
• Gestion des formalités de dépôts SPF, SPDE
• Gestions des urgences

Intervention dans le cadre de disfonctionnements importants relevés lors d’une inspection

• Etat des lieux du service
• Gestions des urgences
• Mise en conformité du service
• Proposition d’une formation si nécessaire pour corriger et compléter le savoir-faire du titulaire du poste